POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S.

PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 811.001.713-1, con domicilio principal en Medellín, Colombia, y con presencia en las ciudades de Medellín y Bogotá, informa a los titulares de datos personales que, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, mediante la cual se establecen las condiciones, finalidades, derechos, deberes y procedimientos aplicables al tratamiento de la información personal recolectada en desarrollo de su objeto social.

PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus canales físicos, digitales, comerciales, administrativos, contractuales, telefónicos, electrónicos, redes sociales oficiales, sitio web www.progyne.com, formularios, eventos, capacitaciones, atención comercial, ventas, servicios de salud, distribución de equipos médicos, cosméticos, productos relacionados y demás actividades propias de su operación.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S.

NIT: 811001713-1

Dirección: Calle 10D Nº 25-221 Poblado, Medellín / Cl. 108 #14 – 36, Bogotá

Teléfono: (604) 3220999

WhatsApp: 314 863 6267

Sitio web: https://progyne.com

Correo de contacto: sandrabarrera@progyne.com

INTRODUCCIÓN Y MARCO NORMATIVO

PROGYNE S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 811.001.713-1, domiciliada en Medellín, Colombia, es el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de su objeto social, que comprende la venta y distribución de equipos médicos, cosméticos y servicios de salud.

Nuestra organización implementa medidas técnicas, administrativas y jurídicas para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de la información de nuestros clientes, pacientes, empleados, contratistas, proveedores y terceros.

La presente Política de Privacidad se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, con el fin de informar a los titulares sobre el manejo que damos a sus datos personales.

ALCANCE

Esta política aplica a todos los datos personales tratados por PROGYNE S.A.S., incluyendo los de clientes, empleados, proveedores, contratistas, aliados estratégicos, visitantes y terceros que entreguen información personal.

La presente política será aplicable a las bases de datos físicas, digitales, electrónicas, documentales, comerciales, administrativas, contables, laborales y contractuales administradas por PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S., así como a cualquier información personal recolectada por medios presenciales, telefónicos, digitales o electrónicos.

OBJETIVOS

Garantizar la protección de los datos personales bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Establecer lineamientos claros sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión y demás formas de tratamiento de datos personales.

Generar confianza y transparencia en el tratamiento de la información personal de los titulares.

Prevenir incidentes de seguridad que puedan afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos personales.

Cumplir con las obligaciones legales, contractuales, comerciales, administrativas, laborales, contables, tributarias y regulatorias aplicables a la compañía.

DEFINICIONES

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Públicos: Información que no es semiprivada, privada ni sensible, como aquella contenida en registros públicos, documentos públicos o datos relativos al estado civil de las personas.

Datos Privados: Información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Dato Semiprivado: Información que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o grupo de personas.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del Tratamiento: PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S.

Transferencia: Envío de datos personales a otro responsable del tratamiento ubicado dentro o fuera del país.

Transmisión: Comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera del país, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

COMPROMISO CON LA SEGURIDAD

PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas, administrativas, jurídicas y organizacionales razonables para proteger la información personal contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación, destrucción o cualquier forma de tratamiento no autorizado.

Al interactuar con PROGYNE S.A.S., a través de nuestro sitio web, redes sociales oficiales, correo electrónico, llamadas telefónicas, eventos comerciales, capacitaciones u otros medios autorizados, podremos solicitar datos personales como:

• Nombre completo.
• Fecha de nacimiento.
• Correo electrónico.
• Dirección y ciudad de residencia.
• Documento de identificación.
• Teléfono de contacto.
• Información comercial, profesional o de salud, según la finalidad del servicio.
• Información laboral, contractual, contable, tributaria o administrativa, cuando sea necesaria.
• Información relacionada con pedidos, cotizaciones, facturación, despachos, garantías, capacitaciones, servicios, solicitudes, reclamos o posventa.

Estos datos serán tratados para:

• Prestación de servicios médicos, administrativos y comerciales.
• Desarrollo de actividades contractuales y transaccionales.
• Gestión de pedidos, cotizaciones, facturación, pagos, despachos y garantías.
• Atención de solicitudes, consultas, reclamos, garantías y posventa.
• Realización de estudios estadísticos, comerciales, administrativos y de calidad.
• Envío de información sobre productos, servicios, capacitaciones, promociones, eventos, novedades y comunicaciones comerciales.
• Gestión de relaciones con clientes, pacientes, proveedores, empleados, contratistas, aliados y terceros.
• Verificación de información comercial, financiera, crediticia o contractual cuando resulte aplicable.
• Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables, regulatorias y administrativas en Colombia.

El titular otorga consentimiento expreso para que PROGYNE S.A.S. pueda transferir y/o transmitir datos personales a terceros aliados, proveedores, contratistas, operadores logísticos, procesadores tecnológicos, plataformas de facturación, sistemas en la nube, entidades financieras, aseguradoras, autoridades competentes o encargados ubicados en Colombia o en el exterior, siempre que dicha transferencia o transmisión sea necesaria para el cumplimiento de las finalidades autorizadas.

En todo caso:

• No venderemos tus datos personales a terceros.
• Solo se revelará información cuando lo exija la ley, una autoridad competente o cuando sea necesario para cumplir una obligación contractual, legal, administrativa o comercial.
• Cualquier otro uso diferente requerirá autorización previa del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Conforme a la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
• Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos personales, salvo cuando exista un deber legal, contractual o legítimo que impida su eliminación.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes, salvo que exista autorización expresa y finalidad legítima.

COMUNICACIONES PROMOCIONALES Y PUBLICITARIAS

Con autorización expresa, PROGYNE S.A.S. podrá enviar información sobre productos, servicios, promociones, capacitaciones, eventos, beneficios, novedades, campañas comerciales y comunicaciones institucionales por correo electrónico, llamadas telefónicas, SMS, WhatsApp, redes sociales, plataformas digitales u otros medios físicos o electrónicos.

El titular podrá solicitar en cualquier momento la suspensión de estas comunicaciones, a través de los canales oficiales habilitados por la compañía.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley.

La autorización podrá otorgarse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos, formularios web, aceptación de términos y condiciones, mensajes de datos, registros contractuales o cualquier otro mecanismo que permita su consulta posterior.

Cuando resulte aplicable, el titular también podrá autorizar la consulta, reporte, actualización y tratamiento de información ante centrales de riesgo crediticio, tales como Datacrédito, CIFIN o entidades similares, de conformidad con la Ley 1266 de 2008 y demás normas aplicables.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Empleados: gestión de nómina, afiliaciones, seguridad social, certificados laborales, procesos disciplinarios, seguridad y salud en el trabajo, cumplimiento de obligaciones laborales, tributarias y contractuales.

Clientes: venta de equipos médicos, cosméticos, productos y servicios; cotizaciones; pedidos; facturación; pagos; despachos; garantías; soporte; atención posventa; gestión comercial; consultas a centrales de riesgo cuando aplique; contacto comercial vía WhatsApp Marketing, llamadas, correo electrónico u otros canales autorizados.

Pacientes o usuarios de servicios de salud: atención, orientación, seguimiento, gestión administrativa, agenda, prestación de servicios, historias o registros necesarios de acuerdo con la finalidad autorizada y la normatividad aplicable.

Proveedores y contratistas: pagos, cumplimiento de contratos, coordinación con transportadoras, auditorías de calidad, verificación de información, gestión contable, tributaria, comercial y administrativa.

Aliados estratégicos: ejecución de convenios, acuerdos comerciales, capacitaciones, soporte operativo, gestión de actividades conjuntas y cumplimiento de obligaciones contractuales.

Visitantes: control de ingreso, seguridad física, videovigilancia y protección de personas, bienes e instalaciones.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S. podrá realizar transferencias o transmisiones nacionales e internacionales de datos personales cuando sea necesario para el cumplimiento de sus finalidades legales, contractuales, comerciales, administrativas, contables, tecnológicas, logísticas o de servicio.

Dichas transferencias o transmisiones podrán realizarse, entre otros casos, para pagos a proveedores, uso de sistemas en la nube, plataformas tecnológicas, servicios de facturación, herramientas contables como Siigo, operadores logísticos, pasarelas de pago, servicios de mensajería, almacenamiento de información, soporte tecnológico, comunicaciones comerciales y cumplimiento de obligaciones legales.

RELACIÓN CON TERCEROS Y ENCARGADOS

Los terceros, proveedores, contratistas, aliados, plataformas tecnológicas o encargados que accedan a datos personales deberán implementar medidas de seguridad equivalentes o superiores a las adoptadas por PROGYNE S.A.S. y deberán tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones impartidas por la compañía y a las finalidades autorizadas por el titular.

PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S. podrá suscribir acuerdos, cláusulas contractuales, políticas internas o documentos equivalentes para regular el tratamiento de datos personales por parte de terceros encargados.

VIDEOVIGILANCIA

Las sedes de Medellín, Bogotá y Caldas cuentan con sistemas de videovigilancia para la seguridad de las personas, bienes, instalaciones, empleados, visitantes, clientes, proveedores y terceros.

Las imágenes, videos y registros captados por los sistemas de videovigilancia serán tratados únicamente para fines de seguridad, control, verificación de incidentes, protección de bienes y cumplimiento de obligaciones legales. El acceso a esta información estará restringido al personal autorizado y a las autoridades competentes cuando corresponda.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los canales oficiales dispuestos por PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S.

Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y se señalará una nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y se señalará una nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Canales de atención: gerenteadm@progyne.com | WhatsApp 310 5436874 | Oficinas Medellín y Bogotá.

Para la correcta atención de consultas o reclamos, el titular deberá indicar como mínimo su nombre completo, documento de identificación, datos de contacto, descripción clara de la solicitud y documentos que soporten su petición, cuando sean necesarios.

SUPRESIÓN Y REVOCATORIA

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.

No obstante, la supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal, contractual, contable, tributario, administrativo, sanitario, comercial o de otra naturaleza que obligue a conservar la información, o cuando los datos sean necesarios para el cumplimiento de una relación vigente entre el titular y PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S.

PROPIEDAD Y USO DE LA INFORMACIÓN

Toda la información contenida en las bases de datos administradas por PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S. será utilizada únicamente para los fines descritos en esta política, conforme a la autorización otorgada por el titular y a las disposiciones legales aplicables.

La información será tratada bajo criterios de confidencialidad, seguridad, necesidad, proporcionalidad y circulación restringida.

VIGENCIA Y PUBLICACIÓN

Esta política entra en vigencia desde su aprobación y permanecerá vigente mientras PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S. desarrolle su objeto social o mientras subsistan las finalidades que dieron origen al tratamiento de los datos personales.

La política podrá ser actualizada en cualquier momento por cambios legales, regulatorios, tecnológicos, administrativos, comerciales o internos. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web https://progyne.com y/o comunicadas por los canales que la compañía considere pertinentes.

Disponible en: https://progyne.com y en nuestras sedes físicas.

ANEXO – PROCEDIMIENTO DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

Detección: todo incidente, fuga, pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso indebido o vulneración de datos personales deberá ser reportado de manera inmediata al área responsable.

Registro: se documentará el incidente indicando fecha, hora, descripción, posibles causas, datos comprometidos, personas afectadas y medidas adoptadas.

Contención: se implementarán medidas técnicas, administrativas y de seguridad para mitigar los riesgos, limitar el impacto y prevenir nuevos accesos no autorizados.

Notificación: cuando corresponda, se informará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con la normatividad aplicable.

Análisis y mejoras: se realizará investigación de la causa raíz del incidente y se adoptarán acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Responsable: Área Administrativa — gerenteadm@progyne.com — WhatsApp 310 5436874

AVISO DE PRIVACIDAD

PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S.

PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S., identificada con NIT 811001713-1, informa que es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus canales físicos, digitales, comerciales, administrativos, contractuales y de atención.

Los datos personales suministrados por clientes, pacientes, empleados, proveedores, contratistas, aliados, visitantes y terceros serán tratados para finalidades comerciales, administrativas, contractuales, laborales, contables, tributarias, legales, de facturación, despacho, garantía, posventa, seguridad, videovigilancia, atención de solicitudes, comunicaciones comerciales, capacitaciones, eventos, promociones y demás actividades relacionadas con el objeto social de la compañía.

El titular de los datos personales podrá conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar la autorización, solicitar prueba de la autorización otorgada, acceder gratuitamente a sus datos y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los canales habilitados para ejercer estos derechos son:

• Correo electrónico: gerenteadm@progyne.com
• WhatsApp: 310 5436874
• Sitio web: https://progyne.com
• Oficinas físicas en Medellín y Bogotá

La Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra disponible en el sitio web https://progyne.com y en las sedes físicas de PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA COMPAÑÍA

Razón social: PROFESIONALES GINECOLÓGICOS S.A.S. – PROGYNE S.A.S.

NIT: 811001713-1

Dirección: Calle 10D Nº 25-221 Poblado, Medellín / Cl. 108 #14 – 36, Bogotá

Teléfono: (604) 3220999

WhatsApp: 314 863 6267

Sitio web: https://progyne.com

Correo de contacto: sandrabarrera@progyne.com